Как создать собственный шаблон письма

Как отправлять письмо

Отправлять письмо можно несколькими способами.

1. Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
2. Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
3. Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
4. Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств

Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу

В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Автоматическая рассылка произвольных отчетов по электронной почте (обычные формы)

Очень часто возникает необходимость на регулярной основе получать отчеты из 1С, но не всегда есть возможность зайти в программу. Например, директору удобно каждое утро анализировать состояние основных показателей организации за чашечкой кофе, у себя дома, открывая отчеты в почте со смартфона или планшета.
В типовых конфигурациях на управляемых формах этот механизм достаточно хорошо реализован и имеет очень гибкую настройку. К сожалению, в конфигурациях на обычных формах приходится довольствоваться лишь рапортом руководителю, который предоставляет достаточно скудные возможности.
Поэтому был реализован ниже следующий функционал.

3 стартмани

Вставляем собранное письмо в Outlook

Создаём в Outlook новое письмо и открываем наш шаблон в Word. Из вордовского файла просто копируем всё в буфер обмена, вставляем в письмо и смотрим, как оно будет выглядеть.

Отображение нужно тщательно проверить, потому что бывают баги. Например, возникнет большой пробел там, где его изначально не было. Или появятся границы у таблиц. Эти баги легко исправить уже в самом Outlook.

Если какая-то таблица в документе выровнена по левому краю, то в Outlook вы будете наблюдать вот такое:

Поэтому не забудьте отцентровать таблицы перед заливкой письма в Outlook.

Чтобы сохранить шаблон, нажимаем «Сохранить шаблон» и выбираем тип файла «Шаблон Outlook».

Правильное отражение библиографического перечня: как оформлять список литературы по ГОСТу

Как вставить картинку в письмо

Существует два способа добавить изображения к сообщению в HTML формате:

1. Указать ссылку на картинку.
2. Прикрепить картинку к письму.

Ссылка на изображение. Загрузка с сервера

Ссылка на изображение в ваших электронных письмах работает аналогично тому, как изображения появляются на любом сайте.
Вы должны добавить строку к вашему HTML коду, которая определяет источник изображения для отображения.

Пример:

<img src=»http://www.yoursite.com/images/picture.jpg»>,
где значение «src» означает источник картинки.

Обратите внимание, что в примере указана абсолютная ссылка, и такой она должна быть. Относительная ссылка просто не сработает и изображение не загрузится с сервера.. Плюсы:

Плюсы:

• Наличие картинки никак не влияет на размер письма.
• Вставить ссылку на картинку – это быстро и просто.
• Можно изменить картинку на сервере и она изменится в письме.
• Ваша картинка уже имеет определенный размер (ширину, высоту), которая не изменится почтовыми сервисами.

Минусы:

• Некоторые почтовые клиенты, например, Outlook, могут блокировать изображения, вызываемые ссылками.
• Если ваш сайт не работает или перезагружается в момент прочтения письма, картинка не отобразится.
• Если просмотр будет осуществляться без подключения к интернету, изображение не загрузится. Это случается,
  когда получатель подключен к интернету через модемную связь и использует программу почтового клиента.

Как прикрепить изображение к письму

Прикрепить картинку к письму = вставить изображение непосредственно в электронное письмо.

Это означает, что к вашему электронному письму прикреплен файл с этим изображением, и размер электронного письма резко увеличится
(на это необходимо обращать внимание, когда вы платите за пропускную способность). В HTML коде письма это будет выражено строкой:

В HTML коде письма это будет выражено строкой: <img src=»picture.jpg»>.

Плюсы:

• Изображение никуда не исчезнет из письма, что бы не происходило с вашим сайтом.
• Отображается всеми почтовыми программами.
• Вам не нужно вечно хранить все картинки на сервере.

Минусы:

• Вес письма значительно увеличится.
• Некоторые почтовые сервисы могут по умолчанию скрывать картинки, требуя от пользователя нажать «Показать картинки».

ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис. 18).

Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.

Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).

Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский. Скачать письмо-благодарность клиенту на английском. Скачать письмо с условиями сделки на английском. Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Распиновка разъёма кулера 3 pin

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Видео по этикету в деловой переписке

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Пример шаблона
Красивый шаблон делового письма (голубой)Скачать

Красивый шаблон делового письма (желтый)Скачать

Стильный шаблон делового письма (цветной)Скачать

Красивый шаблон делового письма (светлый)Скачать

Как отредактировать текст

В текстовом блоке ставим курсор для редактирования.

Удаляем текст и вписываем свой.

Переходим к форматированию.

Выделяем текст, который хотим изменить, выбираем шрифт и размер. Также на панели инструментов можно изменить цвет шрифта или фона, начертание, выравнивание и другие параметры.

Обратите внимание, конкретно этот блок скрыт в мобильной версии, поэтому будет отображаться только на ПК. Скрытие блока регулируется в настройках на панели слева внизу

В нашем случае блок скрывается на телефоне, поэтому там отмечена кнопка «Мобильная», а в самом блоке слева вверху отображается пиктограмма с перечёркнутым телефоном.

Оставим настройки в таком виде, блок будет скрыт на мобильном.

Так выглядит в итоге вся строка с картинкой и текстом.

Теперь перейдём к настройкам строки.

Видеообзор:

Google

Еще сервисы

Stripo, Figma и Mailigen – сервисы, где знания дизайна не принципиальны. Но когда вы подтянете свои навыки, вспомните про 4 профессиональных ресурса:

Adobe Illustrator. Хотите удивить подписчиков шикарной графикой? Установите эту программу. Здесь сможете сделать логотип, иконки, нарисовать эффектные рекламные баннеры.

Sketch. Классная программа для дизайна, но работать в ней можно только с техники MAC и только на английском языке. В остальном – рисуйте картинки, создавайте логотипы и другие графические элементы.

Adobe XD. Местами по функционалу эта штука круче, чем Photoshop. А еще здесь удобно совершенствовать графику, которую вы нарисовали в других программах пальцем или с помощью стилуса.

Отправка печатных форм документов на почту в pdf. Без изменения конфигурации

Как сжать том

Расширить диск можно и за счёт его сжатия. В результате сжатия будет получено свободное пространство, которое можно будет использовать для создания нового раздела или тома.

Особенности сжатия томов в Windows 7 заключаются в следующем:

• сжатие работает лишь для основных и дополнительных разделов, а также в файловой системе NTFS. Если раздел или том отформатирован в FAT32, перенесите с него данные и переформатируйте (или преобразуйте) его в NTFS. Для этого вызовите контекстное меню диска и нажмите «Форматировать»;
• если в разделе или томе много сбойных секторов, сжать его не удастся;
• файл подкачки, файлы режима гибернации, данные точек восстановления представляют дополнительную трудность для сжатия разделов и томов. Дальше второй области свободного места, считая от начала тома, сжатие не пойдёт.

Сжатие тома при помощи «Управления дисками»

Если вы хотите сжать том при помощи стандартных средств Windows, то:

1. Зайдите в «Управление дисками», выберите том и дайте команду «Сжать том».Выберите «Сжать том» в контекстном меню
2. Дождитесь окончания проверки тома перед началом сжатия.Дождитесь окончания проверки тома перед началом сжатия
3. Введите размер сжимаемого пространства.Нельзя превысить значение, отводимое Windows для сжатия

Сжатие тома при помощи командной строки

Если опция сжатия тома в приложении «Управление дисками» стала недоступна, воспользуйтесь командной строкой Windows. Она может обойти неактивность некоторых действий, закрытых графической оболочкой Windows. Инструкция универсальна для Windows 7/8.x/10.

1. Найдите через поиск в «Пуске» приложение «Командная строка» и запустите его с правами администратора. Для задач, выходящих за использование прикладных программ, в Windows часто требуются полномочия администратора. Запустите приложение «Командная строка» с правами администратора
2. Введите команду «diskpart». Все команды подтверждаются нажатием клавиши «Enter».Запущен компонент DiskPart
3. Введите команду «list volume». Отобразится список всех дисков и их разделов на ПК.Эта команда выводит перечень дисков, разделов и томов
4. Наберите «select volume X». Вместо Х поставьте номер того тома, который хотите сжать.Наберите «select volume 1»
5. Введите «shrink querymax». Эта команда сообщает, сколько пространства в томе можно сжать.Командная строка сообщает о максимально доступном пространстве тома для сжатия
6. Введите «shrink desired=(число в мегабайтах)», которое вы хотите подвергнуть сжатию. Команда «shrink» вводится с параметрами, и при их отсутствии будет сжато всё доступное содержимое.Атрибут «desired» — переменная, которой соответствует значение в мегабайтах

По окончании сжатия тома командная строка выведет сообщение об успешности сокращения тома на указанные мегабайты. С помощью приложения «Управление дисками» удостоверьтесь в том, что появилась свободная область, в которой можно создать новый том.

Видео: сжатие тома при помощи командной строки

Расширение, сжатие, удаление, добавление новых разделов и томов при помощи стандартной утилиты Windows — дело нетрудное. Главное — не лишиться ценных данных, которые вы собирали и создавали не один год.

Целевое действие в письме

Письмо готовят ради конкретной цели: покупка, подтверждение подписки, написание отзыва, подписка в соцсетях и так далее. Иными словами, получатель в письме должен совершить целевое действие.

Обычно к целевому действию ведёт кнопка. И, поскольку это самый важный элемент письма, она должна быть заметной. Во-первых, кнопка должна выглядеть как кнопка. Глядя на неё, получатель должен понимать, что на неё можно нажать и что после нажатия произойдёт определённое событие.

Во-вторых, кнопка должна быть заметной. Для этого лучше использовать контрастные к фону цвета. Также она должна быть достаточно крупной. Минимальная рекомендуемая высота — 35 px. Средняя ширина указательного пальца 16-20 мм, это приблизительно 45 px. Пальцы у всех разные, но производители телефонов дают свои рекомендации. В гайде Apple тач-область — 44 px, Microsoft рекомендует размер 34 px. Если размер кнопок будет меньше, попасть в них и выполнить целевое действие будет сложнее.

Ошибка 651 Miniport WAN

Используйте интерактивные заголовки

Учитывая, насколько большой является компания Airbnb, недостатка в творческих талантах там точно нет. Как и нет дефицита изумительного жилья по всему миру, которое вы можете снять благодаря онлайн-площадке компании.

В данном примере в заголовке новостной рассылки использовали фотографию одного из сдаваемых в аренду домов. И, что самое главное, вы можете забронировать это жилье в один клик прямо из электронного письма.

Можно было сделать и по-другому — вынести в заголовок фото, а затем разметить ссылку где-нибудь ниже в новостной рассылке. Но в данном случае заголовок выполняет сразу две функции. Вы можете легко воспользоваться этой идеей, например, превратив заголовок новостной рассылки в ссылку на статью в своем блоге.

Составления писем-просьб с объяснением: примеры

Письма-просьбы могут потребоваться в самых разнообразных ситуациях. При этом следует понимать, что такие письма не содержат обязательных к выполнению требований, однако предполагают достижение определенного результата. Поэтому следует подробно ознакомиться с тем, как правильно составлять такие документы, чтобы просьба была действительно услышана и по возможности удовлетворена.

Письмо-просьба о выделении денег

В случае, если письмо-просьба касается необходимости получения средств, отправителю следует подробно описать несколько моментов. В первую очередь необходимо указать, на какие цели необходимы деньги, как именно будет обеспечиваться компенсация выделенных средств, и какие гарантии достижения поставленного результата имеет в своем распоряжении отправитель.

Письмо о поставке товара

В случае необходимости срочной поставки товара, можно послать поставщику письмо-просьбу о поставке. При этом в данном письме можно предложить особые условия по оплате поставки. Однако в большинстве случаев поставщики сами по себе заинтересованы в как можно больших объемах сбыта, поэтому особых сложностей при составлении такого письма нет.

Письмо-просьба о получении скидки

В некоторых случаях отправитель письма может быть заинтересован в получении скидки. В таком случае ему следует сообщить о том, почему он может рассчитывать на скидку. В частности — можно донести информацию о возможных взаимных выгодах для сотрудничества, или о больших объемах покупки.

Письмо о снижении стоимости арендной платы

Иногда, особенно в условиях кризиса, арендаторам может быть сложно выполнять полностью свои обязательства по выплате арендной платы. В такой ситуации резонно будет направить письмо-просьбу о снижении стоимости аренды. Аргументировать это следует непосредственно кризисной ситуацией, своевременным исполнением всех обязательств в прошлом и примерами ситуации на рынке недвижимости на текущий момент.

Письмо-просьба про оплату долга

Кредитор заинтересован в возврате своего долга. И в некоторых случаях ему может потребоваться досрочное его погашение — тогда логично будет направить письмо-просьбу про оплату долга. В качестве дополнительной меры мотивации для должника, такое письмо может содержать информацию о снижении процентов по данному долгу.

Письмо об отсрочке платежа поставщику

Не всегда предприниматели могут вовремя рассчитаться с поставщиками. В таком случае логично будет направить письмо-просьбу об отсрочке платежа. В таком письме следует сообщить о ситуации, которая привела к таким обстоятельствам и мерах по преодолению подобной ситуации.

Домашний очаг

Как составить рекламное письмо

Рекламное письмо может составляться в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.

Заполняем шапку

Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый» («Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п.). Понятно, что для этого, предварительно следует выяснить фамилию, имя, отчество и должность интересующего специалиста. Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому, после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.

Советы по заполнению тела рекламного письма

Тело письма должно содержать в себе довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительные преимущества. При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли. Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.

О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.

Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и не навязчивым, соответствующим деловой этике.

Текст важно разделять на абзацы – так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего

При составлении рекламного письма стоит помнить о том, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.

В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше всего, если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда, конечно, дату поставить необходимо.

Регистрация рекламных писем

Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

• правдивость;
• емкость и краткость;
• отсутствие грубых выражений;
• подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
• полные названия и термины (сокращения не допускаются);
• отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Как редактировать блок «Соцсети»

Кликаем на блок.

На панели слева появляются свойства блока.

Выбираем другую коллекцию иконок.

В нашем примере заменим иконку Twitter на иконку YouTube. Для этого напротив иконки Twitter нажимаем «Удалить», затем нажимаем «Добавить новую иконку» и выбираем YouTube.

Перетаскиваем иконку с YouTube на то место, где был Twitter.

В полях «Url» вставляем ссылки.

Далее меняем интервал иконок.

Также на этой странице можно настроить выравнивание и отступы, но мы оставим текущие значения.

Готовый блок с иконками соцсетей.

Теперь нам осталось отредактировать текст под блоком соцсетей. Ставим курсор на текст, удаляем его и вписываем свой.

Готово. Посмотрим на общий результат.

Шаблон, который вы выбрали:

Отредактированный шаблон: