Получить электронную подпись

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.

Что такое ЕСИА и зачем она нужна

В 2010 г. в России была создана Единая система идентификации и авторизации (ЕСИА) – регистрация в ней открывает для пользователей Интернета доступ ко всем государственным сервисам.  

Идентификацию в ЕСИА признают:     

• портал Госуслуг;
• сайты Федеральной налоговой службы, Росреестра, Пенсионного фонда, Федеральной миграционной службы;
• медицинские учреждения;
• страховые организации;
• банки, организации по выдаче мелких кредитов;
• негосударственные пенсионные фонды;
• операторы мобильной связи;
• сайты органов местного самоуправления.

Получить водительское удостоверение или загранпаспорт, записаться на прием к врачу, оформить ребенка в школу, оплатить счета, получить кредит в банке – все это в режиме онлайн доступно пользователям системы ЕСИА. Электронные услуги позволяют решать проблемы, не теряя времени в очередях к заветному окошку, не вступая в личный контакт с сотрудниками госучреждений.

К регистрации в ЕСИА на портале gosuslugi.ru допускаются все дееспособные граждане РФ, имеющие паспорт, ИНН, СНИЛС, мобильный телефон и адрес электронной почты. Согласно отчетам Ростелеком, в настоящее время (2020 год) учетную запись в ЕСИА имеет каждый второй житель России.

При оформлении документации через интернет граждане используют электронную подпись, которая позволяет идентифицировать их личность.

Какие бывают электронные подписи

Электронная подпись на документе — это аналог собственноручного автографа, оставленного на бумажном носителе. Закон №63-ФЗ определяет два вида электронной подписи (ЭП):

1. простая электронная подпись имеет минимальную степень защиты,
2. усиленная электронная подпись представляет собой шифрованный файл с двумя ключами и сертификатом для проверки.

Что такое простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой несложное буквенно-цифровое обозначение, позволяющее пользователю авторизоваться в той или иной информационной системе, совершать в ней разрешенные операции. Чаще всего ПЭП представлена парой логин-пароль, где логином является электронный адрес или телефонный номер, а пароль сгенерирован самим пользователем или системой, с которой он намеревается взаимодействовать.

Сама по себе ПЭП не имеет юридической силы. К собственноручной подписи её можно приравнять, если об этом заключено специальное соглашение на сайте, внутри корпорации или между деловыми партнерами. Так, онлайн-банк одобрит перевод денег со счета, если получит подтверждение в виде цифрового кода, присланного на телефон или электронную почту клиента. Особое соглашение с клиентом позволяет приравнять сочетание «номер телефона + СМС-код» к личной подписи клиента. Кроме банковских операций, простую ЭП применяют:

• при обороте электронной документации внутри компании;
• для аутентификации и просмотра информации на государственных сайтах;
• для общения между деловыми партнерами, если между ними есть соглашение.

В системе ЕСИА подача запросов и доступ к электронным услугам на сайтах разрешается лишь после того, как получатель ключа ПЭП лично явится с паспортом в МФЦ, где будет идентифицирована его личность.

Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Усиленная ЭП – это созданный в дополнение к документу специальный файл с шифром. Его назначение – удостоверить личность автора и гарантировать неизменность информации в источнике. В отличие от ПЭП усиленную электронную подпись подделать практически невозможно: она генерируется специалистами, получившими от ФСБ лицензию на работу с программами шифрования. Без специального ключа открыть документ с такой подписью не удастся. Усиленную ЭП используют для подписи документов, которые на бумажном носителе должны иметь печать.

Усиленная подпись может быть неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП). Разница между ними – в степени доверия государства. НЭП генерируется для внутреннего электронного документооборота по произвольному криптографическому алгоритму, она действительна только для тех корреспондентов корпорации, с которыми имеется договор о признании юридической силы данной подписи. Без предъявления такого договора арбитражный суд признает контракт, подписанный НЭП, недействительным.  Сервис Налоговой инспекции генерирует для своих пользователей НЭП для подписания документов по налоговой отчетности из личного кабинета на сайте.  Не используется НЭП на портале Госуслуг, на ресурсах ПФР и ФСС, Росреестр, Росстат и др.

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

• локальное хранение (документы хранятся на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД);
• хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

ЭЦП и распределение полномочий

Нередко подпись принадлежит юридическом лицу – точнее, руководителю компании или владельцу бизнеса. Но при этом все основные «текущие» задачи выполняет его заместитель, начальник юридического отдела или другое должностное лицо в компании.

В этом случае возникает закономерный вопрос – каким образом оформить доверенность на использование электронной подписи другим человеком? Возможна ли такая процедура в принципе?

Да, такая возможность предусмотрена и закреплена законодательно. В соответствии с Регламентом о применении ЭЦП от 27.12.2012, юридические лица вправе назначать уполномоченных представителей, которые, в свою очередь, будут использовать специальные ЭП.

В удостоверяющий центр подаётся заявление с доверенностью (здесь можно скачать образец). После этого представителю будут выданы сертификаты.

Принцип работы ЭЦП

Выдачей ЭЦП занимаются удостоверяющие центры. Они решают важнейшую задачу, а именно: подтверждают подлинность информации о владельце ключа и его полномочиях. Центр выдает сертификат открытого ключа подписи. Электронный сертификат — это файл, который представляет из себя открытый ключ клиента, подписанный ЭЦП удостоверяющего центра. После оформления документов в удостоверяющем центре у клиента на руках оказывается носитель, на котором записаны следующие файлы: открытый ключ, закрытый ключ, сертификат открытого ключа.

Допустим, бухгалтер хочет отправить в инспекцию декларацию. Он формирует файл с отчетностью. Затем подписывает файл с декларацией своим закрытым ключом. В результате образуется новый, оригинальный файл. В подписанном ЭЦП документе ни получатель, ни отправитель уже не могут изменить ни одного символа — подобное нарушение целостности документа легко выявляется при проверке с помощью сертификата открытого ключа.

Далее программа, с помощью которой бухгалтер отправляет отчетность, шифрует декларацию открытым ключом инспекции. Зашифрованный файл отправляется в инспекцию. Налоговики получают файл и расшифровывают его своим закрытым ключом. Затем проверяют электронную подпись плательщика с помощью реестра сертификатов открытых ключей. Проверка отвечает на два вопроса: была ли после подписания ЭЦП плательщика нарушена целостность документа, и действительно ли данная ЭЦП принадлежит плательщику, сдавшему отчетность.

После проверки инспекция отправляет организации протокол входного контроля. Инспектор подписывает протокол своим закрытым ключом. Затем шифрует протокол открытым ключом организации и направляет файл с зашифрованной информацией в адрес компании. Бухгалтер открывает зашифрованную в файле информацию своим закрытым ключом.

Теоретически можно перехватить зашифрованный файл. Однако расшифровать файл, направленный в адрес инспекции, получится только при наличии закрытого ключа инспекции. Соответственно, зашифрованный файл, который инспекция направила налогоплательщику, может открыть только тот, у кого есть закрытый ключ этого налогоплательщика.

Внимание

Подписывать документы можно только личным ключом подписанта. Передавать его третьим лицам нельзя, иначе произойдет компрометация (т. е. фактически подделка) подписи. Это, среди прочего, означает, что директор не может отдать носитель с ключом своей подписи бухгалтеру для подписания отчетности перед отправкой. Проведем аналогию с традиционной подписью. Передача токена с подписью директора в руки третьих лиц равнозначно ситуации, когда секретарь подделывает на документе подпись руководителя. Даже если подпись будет похожа на оригинал, собственноручной подписью руководителя она не является. И если этот факт будет установлен, документ признают фальсифицированным.

Виды цифровых подписей

Федеральный Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 63- ФЗ от 6 апреля 2011 года регламентирует четкое разделение электронной подписи на простую электронную подпись и усиленную. Последняя, в свою очередь, делится на подвиды.

Одним из основных отличий усиленной (квалифицированной) подписи от простой является ее формат: она представлена в виде криптографического ключа, а простая представляет собой комбинацию логина и пароля.

В таблице рассмотрены характеристики и особенности основных видов электронной цифровой подписи:

НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ОБ ЭП

В конце декабря 2019 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды. На момент публикации статьи законопроект одобрен Советом Федерации и направлен на подпись Президенту России. Это значит, что текст предлагаемых поправок сформирован окончательно. Проанализируем, какие изменения нас ожидают с 01.07.2020.

Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП

Сейчас каждая структура устанавливает свои требования к содержанию сертификата ключа проверки ЭП. Организациям это не очень удобно, поскольку на разных порталах нужно получать свой вариант. Законопроект устраняет этот недостаток: теперь во всех информационных системах будет признаваться единая усиленная квалифицированная ЭП.

С момента вступления закона в силу ни один участник ЭДО не сможет ограничить признание усиленной квалифицированной ЭП на своей площадке. Ограничения можно будет устанавливать, только если это прямо предусмотрено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

Изменение 2: появится новый вид организаций – доверенные третьи стороны

Доверенные третьи стороны будут оказывать определенные услуги участникам электронного взаимодействия, а именно:

• подтверждать действительность ЭП и сертификатов на момент создания документа, наличие аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего сертификат;
• проверять, все ли сертификаты, задействованные при подписании электронного документа, отвечают требованиям нормативных актов;
• проверять полномочия участников ЭДО;
• создавать квитанции, которые будут отражать результаты проверки квалифицированной ЭП и информацию о моменте ее подписания;
• оказывать услуги по хранению данных.

В законопроекте № 747528-7 не указано прямо, что эти услуги будут оказывать на коммерческой основе. Скорее всего, за них придется платить, если организация хочет максимально обезопасить работу с ЭП.

Доверенные третьи стороны будут получать аккредитацию и нести ответственность за неисполнение своих обязанностей или нарушение порядка исполнения функций.

Изменение 3: ужесточатся требования к УЦ

Срок действия аккредитации УЦ вместо пяти лет составит три года. Аккредитации, полученные УЦ до 01.01.2020, будут действовать до 01.01.2022. Соответственно, квалифицированные сертификаты, выданные УЦ до 01.07.2020, будут действовать до 01.01.2022.

Чтобы получить аккредитацию по новым правилам, УЦ должен отвечать более жестким требованиям:

• иметь минимум 1 млрд руб. собственных средств (капитала) или 500 млн. руб. капитала, но при этом один либо несколько филиалов или представительств не менее чем в 3/4 субъектов России;
• иметь финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам в размере не менее 100 млн. руб. (сейчас это 30 млн. руб.);
• иметь лицензию на деятельность по производству, разработке и распространению шифровальных (криптографических средств), выполнению работ в области шифрования, техническому обслуживанию средств шифрования и т.п.;
• деловая репутация директора и учредителей УЦ должна соответствовать требованиям, установленным правительственной комиссией.

Изменение 4: изменятся правила выдачи и применения ЭП

В Федеральный закон № 63-ФЗ вводят новые статьи 17.1 – 17.6, регулирующие использование квалифицированной ЭП физическими лицами, гражданскими и муниципальными служащими, индивидуальными предпринимателями, организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, а также использование ЭП в государственных информационных системах. Действие новых статей вступят в силу с 01.01.2021.

В Схеме отображено, где заявители смогут получить ЭП.

Изменения вступят в силу позже, поскольку требуют технической подготовки и модернизации IT-систем.

Анализируя сроки внедрения новых положений законодательства, действия прежних аккредитаций УЦ и выданных ими квалифицированных сертификатов, переходный период, во время которого будут внедряться изменения, продлится до 2022 года. Этого времени должно хватить для того, чтобы и УЦ, и государственные структуры, и, конечно, организации подготовились работать по новым правилам.

Удобства владельца ЭЦП

Появление такого новаторства, как ЭЦП, относят к очередному способу привлечения граждан к работе с электронными сервисами. Изначально электронная подпись не пользовалась такой популярностью, как в настоящее время. Она предназначалась больше для деловых предпринимателей: для подписания электронных договоров, платежей и накладных. Теперь же такой цифровой подписью граждане пользуются для решения ежедневных задач. Имея электронную цифровую подпись, любой гражданин Российской Федерации может осуществлять следующие действия:

1. Удаленно подавать заявки или жалобы в специальные органы власти через электронные сервисы. Такие заявления, заверенные ЭЦП физического лица, будут носить официальный характер, и рассматриваться быстрее анонимных обращений;
2. Получать государственные услуги, не прибегая к личному обращению в муниципальные структуры (дистанционно). Например, заполнить заявление на оформление загранпаспорта или получение материнского (семейного) капитала;

   Напоминаем! При подаче заявления на оформление загранпаспорта (и иных услуг) через электронные сервисы Государственных услуг, зарегистрированные пользователи, получают 15 % скидку на уплаты пошлины.

3. Совершать покупки в электронных магазинах;
4. Отправлять документы для поступления в ВУЗ. Электронная подача документов весьма выигрывает по сравнению с почтовым отправлением. Ведь на почте документы могут затеряться или по ошибки уйти по неверному адресу, что редко случается при электронном отправлении. А так же стоит отметить экономию времени.
5. Участвовать в аукционах;
6. Подавать налоговые декларации;
7. Оформлять трудовые отношения без контакта с работодателем. В соответствии с главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового Кодекса РФ, все электронные документы, участвующие в документообороте сотрудника и руководителя, обязательно должны быть подписаны электронной цифровой квалифицированной подписью.
8. Получить патент на изобретение.

Нужна ли электронная цифровая подпись для портала госуслуг

Чтобы понять, нужна ли электронная подпись для портала госуслуг, необходимо вначале сформировать общее представление о назначении этой подписи.

Законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ установлено 3 типа ЭЦП, характеристика которых дана ниже в виде схемы.

Получается, что для госуслуг нужно оформлять ЭЦП:

• либо простую, для того чтобы:
  • запросить (получить) справочную информацию (к примеру, о задолженности по налогам, штрафам, судам или размере пенсионных накоплений);
  • записаться в очередь на услуги в образовательных или медицинских учреждениях;
  • оплатить услуги (ЖКХ, госуслуги, налоги, штрафы и т. д.) и др.;
• либо квалифицированную, для того чтобы отправить (передать) в госорганы юридически важные документы (сведения), связанные с такими событиями, как: 
  • получение (замена) удостоверяющих личность документов (паспорта, водительских прав и т. п.);
  • регистрация транспорта, организации, ИП;
  • подача 3-НДФЛ;
  • оформление сертификатов, лицензий, разрешений и др.

Подробнее о квалифицированной подписи и ее применении читайте в нашем ознакомительном материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

Таким образом, мы определились, для каких госуслуг нужна простая подпись, а для каких — квалифицированная. Теперь перейдем к разъяснениям о том, где и как получить ЭЦП для госуслуг и можно ли ее оформить бесплатно.